現代のビジネスについて書いています。

ビジネス文書をメールで作成する際のマナーやルール

ビジネスメールを送るたびにアドレスを打ち込むのはタイプミスにもつながってしまいます。
そこで、アドレス帳にはよく送る相手のアドレスを登録しておきましょう。
登録をする際はあて先の表記は相手にも表示されるため、名前の後ろに様を付けるのを忘れないようにしましょう。
様などがない呼び捨てになってしまっている表記は相手への敬意が感じられないので失礼になってしまい、受信者が不快な思いをする場合もあります。
また、受信したメールを返信する場合に返信の項目をクリックすると、自動で送信者のアドレスが表示されますが送信者側がアドレスを氏名で登録をすると呼び捨て表記になってしまうので注意しましょう。
そして、メールにはCCとBCCという同じメールを複数の人に対して同時に返信することができる機能があります。
どちらも同じメールを一度に送信できるという機能では同じですが、受信者側へのアドレスの表示が変わります。
使い方を間違ってしまうと、個人情報漏洩につながってしまうこともあるので慎重に選択するようにしましょう。
まずCCは宛先の他に別のアドレスを入れて送信することで、受信した側には宛先とCCの両方が表示されることになります。
そのため、アドレスが表示されるCCを使う場合は受信者同士がお互いのメールアドレスを認知していなければなりません。
取引先の担当者のアドレスを宛先にしてCCに自分の上司のアドレスを入力して情報の共有をするという使い方をします。
CCで受信をした場合はメールの返信は不要のため、確認や認識をしてほしい人に対してはCCを使うようにしましょう。
BCCは、お互いに知らない人が含まれる複数の宛先に対してメールを送信する場合に利用します。
BCCを使うことで、受信者には送信者のアドレスだけが表示されます。
そのため、DMメールを使用する際に利用されることがあります。
ビジネスで使用する場合は本文の冒頭にBCCで送信することを記載しておきましょう。